PRIVACYVERKLARING DELTA CHAPTER HOLLAND

1. Inleiding
Het Delta Chapter Holland hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van haar leden en partnerleden. Persoonlijke gegevens worden door het Delta Chapter Holland dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld. Het Delta Chapter Holland houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming stelt. In deze privacyverklaring staat beschreven hoe het Delta Chapter Holland persoonsgegevens registreert, verwerkt en bewaard. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in deze verklaring beschreven.

1.1. Vereisten verwerking persoonsgegevens voor verenigingen
De nieuwe privacywet stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren, zoals een ledenadministratie.
Deze eisen zijn:

• Toestemming van het lid voor het verwerken van de gegevens
• Juist en nauwkeurig bijhouden van de gegevens
• Beveiligen van gegevens
• Op verzoek inzage verlenen in de eigen opgeslagen gegevens
• Uitsluitend gebruik van gegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn

Conform de nieuwe privacywet, artikel 6, lid 1.b is het Delta Chapter Holland toegestaan persoonsgegevens te verwerken: De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.

2. Delta Chapter Holland account
De website www.delta-chapter-holland.nl is de informatie- en nieuwsportaal van de vereniging. De informatie is openbaar toegankelijk en door middel van inlog en wachtwoord hebben alleen leden toegang tot het afgeschermde gedeelte. Daar waar wij op onze website functionaliteiten aanbieden waarvoor het gebruik van een account/inlog noodzakelijk is, hanteren wij één uniforme inlog. Zo kunt u met één inlog en wachtwoord op de website inloggen. Gebruik van onze website: hierbij wordt geen informatie verwerkt over uw gebruik van die website, zoals de bezochte pagina’s.

3. Verwerking gegevens door Delta Chapter Holland
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van gegevens door Delta Chapter Holland. De verantwoording voor de verwerking van de persoonsgegevens ligt bij het Bestuur. Zie hier voor het aparte document: Ledenadministratie Delta Chapter Holland. 2

3.1 Het verstrekken van persoonsgegevens is niet verplicht
U bent niet verplicht uw persoonsgegevens bekend te maken op het moment dat u bij ons informatie wilt inwinnen omtrent het reilen en zeilen van de club. Echter, om lid te worden van het Delta Chapter Holland is het verstrekken van persoonsgegevens noodzakelijk. Wordt u lid, dan hebben we uw gegevens nodig om u op te hoogte te kunnen houden van evenementen georganiseerd door de club en om het lidmaatschap te kunnen factureren.

3.2 Welke gegevens vragen wij van U
Middels het aanmeldingsformulier van het Delta Chapter Holland worden de persoonsgegevens verwerkt die u zelf aan ons hebt verstrekt; zoals naam, adres, woonplaats, email-adres, telefoonnummer en HOG-lidmaatschap nummer. Deze gegevens lopen dus uiteen van persoonsgegevens, zoals naam, e-mailadres, adres en telefoonnummer (gegevens aan de hand waarvan u direct kan worden geïdentificeerd), tot informatie die weliswaar betrekking heeft op u, maar aan de hand waarvan u niet direct of indirect kunt worden geïdentificeerd. Deze privacyverklaring ziet toe op de wijze waarop wij al deze gegevens behandelen.

3.3 Doeleinden verwerking
Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Voor de totstandkoming en uitvoering van een met u gesloten overeenkomst (lidmaatschap)
• Om u in de gelegenheid te stellen informatie te plaatsen en uit te wisselen op de website, of om indien de website die mogelijkheid biedt contact op te nemen met andere gebruikers
• Als het gaat om het Chapter lidmaatschap, om te factureren. Financiële gegevens publiceren wij nooit, en worden ook niet aan derden ter beschikking gesteld
• Om u een nieuwsbrief, service bericht of andere elektronische boodschap toe te sturen

Wij bewaren uw persoonsgegevens in beginsel zolang als dat nodig is voor bovengenoemde doeleinden, of om te voldoen aan wettelijke (bewaar)verplichtingen. Wanneer een lid opzegt of wordt geroyeerd, dan wordt zijn/haar persoonsgegevens na een jaar verwijderd uit het bestand. Verwijdering geschiedt altijd aan het begin van een nieuw boekjaar. Eventueel kan gevraagd worden dat de gegevens direct na opzegging wordt vernietigd, zie hiervoor paragraaf 5.

3.4 Delen en bekendmaken van persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden nooit met anderen gedeeld. De enigen die inzage hebben in Uw persoonsgegevens zijn de leden van het bestuur.

4. Systemen
Het Delta Chapter Holland verwerkt persoonsgegevens in een Excel spreadsheet, dat wordt bijgehouden door één lid van het bestuur op zijn eigen beveiligde computer.

4.1 Beveiliging
Wij handhaven te allen tijde een beveiligingsniveau bij de verwerking van persoonsgegevens dat gezien de stand van de techniek voldoende is om ongeoorloofde toegang tot, aanpassing, openbaarmaking of verlies van persoonsgegevens te voorkomen. Denk hierbij aan zowel technische- als organisatorische maatregelen (slechts een beperkte groep heeft die toegang tot de gegevens).

5. Verzet, Inzage, Wijziging en Verwijdering van persoonsgegevens
Wij zijn van mening dat het belangrijk is om transparant te zijn over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan. Hebt u desondanks nog vragen over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, neem dan contact met ons op via: chapterdirector@deltachapter-holland.nl. Wilt u weten welke persoonsgegevens wij van u hebben vastgelegd, wilt u gegevens (laten) wijzigen of (laten) wissen conform de daarvoor geldende regelgeving, dan kunt u een e-mail sturen aan chapterdirector@delta-chapter-holland.nl.

5.1 Welke gegevens meesturen bij vragen over uw gegevens
Stuur een e-mail aan: chapterdirector@delta-chapter-holland.nl. o.v.v. “inzage/wijziging/verwijdering van gegevens”. Vermeld in het bericht in ieder geval uw volledige naam, adres en woonplaats, voeg een kopie van een identificatiebewijs bij zodat wij zeker weten dat de informatie die u opvraagt ook daadwerkelijk op u betrekking heeft en dus naar de juiste persoon wordt gestuurd (zet voor de zekerheid op de kopie van uw identificatiebewijs dat u deze aan ons stuurt en maak uw burger servicenummer en eventuele foto onherkenbaar). Als wij niet of niet volledig kunnen vaststellen op welke persoonsgegevens uw verzoek tot inzage, wijziging of verwijdering betrekking hebben, kunnen we u vragen om uw verzoek (nader) te specificeren. We schorten de uitvoering van uw verzoek op totdat u ons de (nadere) specificatie hebt verstrekt. Na uitvoering van uw verzoek sturen we u altijd een bevestigingsbericht. Zo spoedig mogelijk na ontvangst van uw verzoek, zullen wij hierop reageren.

6. Contact
Hebt u vragen over dit document, of de verwerking van gegevens (verzoek om inzage, wijzigen of verwijderen van gegevens) dan kunt u die stellen per e-mail aan: chapterdirector@deltachapter-holland.nl.

7. Wijzigen van deze privacyverklaring
Als wij wezenlijke wijzigingen aan dit document aanbrengen, zullen wij u per e-mail informeren. Deze privacyverklaring is laatst gewijzigd op. 08 september 2018.